Khi nộp hồ sơ di trú, đi học, hay làm giấy tờ ở Mỹ, người Việt thường cần dịch thuật và công chứng (notary). Hai dịch vụ này KHÁC nhau và dễ bị nhầm.
Bài này giải thích yêu cầu dịch chứng nhận của USCIS, notary public làm gì, và cách tìm dịch vụ uy tín — kèm danh mục để bạn tự lập danh bạ tại khu vực mình.
Tóm tắt nhanh
- USCIS yêu cầu bản dịch CHỨNG NHẬN (certified translation), KHÔNG bắt buộc phải có công chứng (notarized).
- Notary public xác nhận chữ ký/danh tính người ký, KHÔNG xác nhận nội dung dịch là đúng.
- Bản dịch chứng nhận cần kèm lời chứng của người dịch về tính đầy đủ, chính xác và năng lực dịch.
- Hãy cẩn thận với dịch vụ hứa hẹn quá mức; hỏi rõ phí và thời gian trước khi giao giấy tờ gốc.
Dịch thuật chứng nhận và công chứng khác nhau thế nào
📖 Certified translation (dịch chứng nhận): Bản dịch sang tiếng Anh kèm lời chứng của người dịch rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và người dịch đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh.
📖 Notary public (công chứng viên): Một người được tiểu bang ủy quyền chứng kiến và xác nhận chữ ký, danh tính người ký trên văn bản. Notary KHÔNG kiểm tra hay xác nhận nội dung bản dịch có đúng hay không.
Nói cách khác: dịch chứng nhận nói về độ chính xác của bản dịch; công chứng nói về việc ai đã ký. Đó là hai việc tách biệt.
Yêu cầu của USCIS (di trú)
Theo quy định 8 CFR § 103.2(b)(3), mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài nộp cho USCIS phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ, cùng lời chứng của người dịch rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và người dịch có đủ năng lực dịch. Quy định này KHÔNG yêu cầu con dấu công chứng (notary).
⚠️ Đừng tự dịch hồ sơ của chính mình: Tuy quy định không cấm tuyệt đối, USCIS không khuyến khích việc đương đơn hoặc người thân có quyền lợi trực tiếp tự dịch giấy tờ của mình, vì dễ gây nghi ngờ về tính khách quan và làm tăng nguy cơ bị yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE). Nên dùng người dịch độc lập, đủ năng lực.
Mẫu lời chứng thường được chấp nhận có dạng: 'Tôi, [tên], xác nhận rằng tôi đủ năng lực dịch từ [ngôn ngữ] sang tiếng Anh và bản dịch kèm theo là bản dịch đầy đủ và chính xác của tài liệu đính kèm', kèm chữ ký, ngày và thông tin liên hệ của người dịch.
Cách tìm dịch vụ uy tín
- Xác định bạn cần gì: bản dịch chứng nhận, công chứng, hay cả hai (tùy cơ quan tiếp nhận yêu cầu).
- Hỏi rõ người dịch có cung cấp lời chứng đầy đủ theo chuẩn USCIS không.
- Hỏi báo giá trọn gói và thời gian hoàn thành trước khi giao giấy tờ.
- Ưu tiên nơi có kinh nghiệm hồ sơ di trú và đánh giá tốt từ cộng đồng.
- Giữ lại bản gốc; chỉ đưa bản sao nếu được phép, hoặc lấy lại bản gốc sau khi xong.
Tự lập danh bạ tại khu vực của bạn
Vì dịch vụ thay đổi theo thành phố, hãy tự lập danh bạ riêng cho khu vực mình bằng các kênh sau:
- Tổ chức cộng đồng người Việt, hội đoàn, nhà thờ/chùa địa phương.
- Văn phòng luật sư di trú (nhiều nơi có dịch vụ dịch thuật liên kết).
- Notary public tại ngân hàng, UPS Store, thư viện, tòa thị chính.
- Cơ quan dịch vụ xã hội hỗ trợ người tị nạn/di dân tại bang bạn.
- Danh bạ notary trên trang Bộ Ngoại giao tiểu bang (Secretary of State).
🚩 Cảnh giác lừa đảo: Tránh nơi tự xưng là 'notario' và hứa làm được việc của luật sư di trú — ở Mỹ, notary public KHÔNG phải luật sư và không được tư vấn pháp lý di trú. Khi cần lời khuyên pháp lý, hãy gặp luật sư di trú có giấy phép hoặc tổ chức được DOJ công nhận.
Việc cần làm
- Xác định cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản dịch chứng nhận, công chứng, hay cả hai.
- Liệt kê chính xác các giấy tờ cần dịch (khai sinh, kết hôn, học bạ...).
- Tìm 2–3 dịch vụ dịch thuật có kinh nghiệm hồ sơ di trú để so giá.
- Hỏi xem bản dịch có kèm lời chứng đầy đủ theo chuẩn USCIS không.
- Hỏi báo giá trọn gói và thời gian hoàn thành bằng văn bản.
- Không để người có quyền lợi trực tiếp tự dịch hồ sơ của mình.
- Giữ bản gốc; chỉ giao bản sao khi có thể.
- Kiểm tra bản dịch khớp tên, ngày, số liệu với bản gốc trước khi nộp.
- Nếu cần công chứng, tìm notary public hợp lệ tại ngân hàng, UPS Store hoặc tòa thị chính.
- Xác nhận notary còn hiệu lực ủy nhiệm qua trang Secretary of State của bang.
- Lưu một bản sao bản dịch và lời chứng cho hồ sơ cá nhân.
- Khi cần lời khuyên pháp lý, gặp luật sư di trú có giấy phép, không nhờ notary.
Câu hỏi thường gặp
USCIS có bắt buộc bản dịch phải được công chứng không?
Không. Theo 8 CFR 103.2(b)(3), USCIS yêu cầu bản dịch chứng nhận (có lời chứng của người dịch), không yêu cầu con dấu công chứng. Tuy nhiên một số cơ quan khác (trường học, tòa án) có thể yêu cầu công chứng — hãy hỏi nơi tiếp nhận.
Notary public có dịch giấy tờ giúp tôi không?
Vai trò của notary là xác nhận chữ ký và danh tính, không phải dịch thuật. Một người có thể vừa là người dịch vừa là notary, nhưng đó là hai vai trò khác nhau và notary không xác nhận nội dung bản dịch là đúng.
Tôi tự dịch giấy khai sinh của mình được không?
Quy định không cấm tuyệt đối, nhưng USCIS không khuyến khích người có quyền lợi trực tiếp tự dịch vì dễ bị nghi ngờ và tăng nguy cơ RFE. Nên nhờ người dịch độc lập đủ năng lực.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không phải tư vấn pháp lý. Yêu cầu về dịch thuật và công chứng có thể khác theo cơ quan tiếp nhận; hãy kiểm tra trực tiếp với cơ quan đó và xem quy định trên uscis.gov. Khi cần lời khuyên pháp lý di trú, hãy gặp luật sư có giấy phép hoặc tổ chức được DOJ công nhận.
