Hướng dẫn xin EIN tại Mỹ 2026: Quy trình, giấy tờ và chi phí

EIN (Employer Identification Number) là mã số thuế dành cho doanh nghiệp, giống như số an sinh xã hội nhưng dùng cho công ty. Nếu bạn mở tiệm nail, nhà hàng, công ty LLC hay thuê nhân viên, nhiều khả năng bạn sẽ cần EIN.

Tin tốt là IRS cấp EIN hoàn toàn miễn phí. Bài viết hướng dẫn từng bước cách tự xin để tránh trả tiền oan cho dịch vụ trung gian.

Tóm tắt nhanh

• EIN do IRS cấp MIỄN PHÍ — đừng trả tiền cho các trang web tính phí xin hộ.
• Cách nhanh nhất là nộp online trên IRS.gov và nhận EIN ngay trong vài phút.
• Người xin (responsible party) cần có số SSN hoặc ITIN; mỗi responsible party chỉ được cấp 1 EIN mỗi ngày.

EIN là gì và ai cần?

Theo IRS, bạn thường cần EIN nếu: thuê nhân viên; hoạt động dưới dạng công ty (corporation) hoặc hợp danh (partnership); nộp một số loại thuế nhất định; hoặc quản lý trust, quỹ hưu trí. Nhiều ngân hàng cũng yêu cầu EIN khi mở tài khoản doanh nghiệp.

Các bước xin EIN online

1. Bước 1 — Xác định bạn đủ điều kiện nộp online: Trụ sở chính của doanh nghiệp phải ở Mỹ hoặc lãnh thổ Mỹ, và người xin (responsible party) phải có SSN hoặc ITIN hợp lệ.
2. Bước 2 — Chuẩn bị thông tin: Tên pháp lý của doanh nghiệp, loại hình (LLC, sole proprietor, corporation...), địa chỉ, và thông tin responsible party.
3. Bước 3 — Vào công cụ EIN online của IRS (vài phút): Truy cập trang Apply for an EIN trên IRS.gov. Công cụ mở giờ Eastern: T2–T6 6:00–1:00 sáng, T7 6:00–21:00, CN 18:00–24:00.
4. Bước 4 — Trả lời câu hỏi và nộp: Điền thông tin theo hướng dẫn. Phải hoàn tất trong một phiên (không lưu giữa chừng quá lâu).
5. Bước 5 — Nhận EIN ngay: Nếu được duyệt, bạn nhận EIN ngay trên màn hình. In hoặc lưu giấy xác nhận để dùng sau.

Nếu không nộp được online

Nếu bạn không đủ điều kiện nộp online (ví dụ trụ sở ở ngoài Mỹ), có thể dùng mẫu SS-4 để nộp qua fax, gửi thư, hoặc gọi điện (với người ở nước ngoài). Cách này lâu hơn — fax thường vài ngày làm việc, gửi thư có thể vài tuần.

• Phí: Miễn phí (0 USD)
• Mẫu đơn: Form SS-4